IAS (Industrial Application Software) adı ile Yaşar Hakan Karabiber tarafından 1989 yılında Almanya da kurulmuştur.
Fransa, İngiltere, İrlanda, Avusturya ülkeleri başta olmak üzere Avrupa ülkelerinde kurulumlar yapmıştır. 1994 yılında Türkiye de Ar-Ge departmanı kuruluşu gerçekleştirmiştir. Ar-Ge departmanı tarafından geliştirilen TROIA yazılım geliştirme dili geliştirilmiştir.
TROIA yazılım dilinin geliştirilmesi ile açık kaynak kodlu ERP çözümü olması sektörde gelişmesine destek olmuştur. 2000 yılında caniasERP tüm fonksiyonlarıyla internet ortamına taşınmıştır. Günümüzde global ölçekte Kurumsal Yazılım çözümleri sunmaktadır.

Piyasada bunca seçenek sunulmasına rağmen bazı kurumlar hala ERP’ye şüpheyle yaklaşıyor. Bunun birçok nedeni olabilir, ancak korkunun olduğu yerde çözüm de vardır.

Kurumuma uygun ERP çözümünü seçtiğimden nasıl emin olabilirim?

Tüm sorunlarınızı çözecek kusursuz bir yazılım çözümü bulmanız gerekmez. Aslına bakarsanız, ERP’nin kullanmakta olduğunuz iş süreçleri arasından en iyileri alıp tek bir sistem altında toplaması ve kurumunuzdaki herkesin aynı bilgileri görüntülemesine imkan tanıması gerekir. Bu noktada teknoloji iş ortağı seçiminiz çok önemlidir.

ERP için kapsamlı bir yenilemeye bütçemiz yetmez.

Çözümü uygulama planı “ya hep ya hiç” şeklinde olmak zorunda değildir. Yazılım çözüm modülleri, iş gereksinimlerinize bağlı olarak ayrı ayrı satın alınabilir. Bu, ekibinizin ERP uygulama adımına hazırlanmasına yardımcı olur ve ekleyeceğiniz işlevlerin karlı olup olmayacağını bilmeden yazılım yenileme konusunda büyük bir yatırım yapmaktan kurtarır.

Şu an sahip olduğumuz sistemleri kaybetmek istemiyoruz.

Daha önce de bahsettiğimiz gibi, seçtiğiniz ERP çözümü şu an kullanmakta olduğunuz sistem ile çalışmalı, ancak gelecekte büyümenize yardımcı olacak özellikler de içermelidir. Örneğin, sahip olduğunuz yazılım çoğunlukla kurumunuzun finans, tedarik zinciri ve imalat boyutlarına yönelikse, güçlü bir iş zekası bileşeni sunan bir çözüm aramanız mantıklı olabilir.

Temel bileşenler büyümenize engel oluyor

Temel bileşenlerle idare ediyor olabilirsiniz, ancak mevcut yazılımlarınız pazar genişlemesi ya da küresel bir ölçeğe ulaşma konusunda sizi sınırlıyorsa bu sınırların olmadığı bir sisteme geçme zamanı gelmiş olabilir.

Bağımsız sistemlerle uğraşıyorsunuz

Teknoloji değiştikçe, bağımsız sistemlerinizin birbiriyle pek iyi çalışmadığını görürsünüz. Yeni muhasebe yazılımınızın eski İK sisteminizle uyumlu olmadığını, çözümleri birleştirmek için zaman ve kaynak israfı yapmaktan bıktığınızı fark edebilirsiniz.

Müşteri beklentilerini karşılayamıyorsunuz

Sisteminiz personel ve müşterilerinizin mobil olmasını kaldıramıyorsa, herkesin gereksinimlerini karşılayan bir sisteme yatırım yapma vaktiniz gelmiş demektir. Müşterilerinizin beklentilerini karşılama konusunda yatırım yapmayı göze alamıyorsanız ve personelinize başarılı olmaları için gerekli araçları sunmazsanız, bunları rakip kurumlardan birine kaptırırsınız.

*Siz veya personeliniz yeni bir sistem istiyorsa ve ERP değişikliği konusunda bir direnç oluşuyorsa, bunu aşmanın yollarından biri, sunulan özellikleri herkesin kendi gözleriyle görebilmesi için tanıtım isteğinde bulunmaktır. Üstelik bu sayede herkes karar aşamasında söz sahibi olduğunu hisseder ve uygulama süreci kolaylaşır.

ERP programı, ortak bir veri tabanı üzerinde tek ve tanımlı veri şeması kullanacak şekilde tasarlanır. Bu durum da işletme genelindeki bilgilerin normalleştirilmesine, genel tanımlamalara ve kullanıcı deneyimlerine dayalı hale getirilmesini sağlamaktadır. ERP temel prensipleri, bu belirtilenlerin işletme departmanlarındaki iş akışının getirdiği iş süreçleriyle bağlanır. Ardından ERP temel prensipleri sistemler ve bunları kullanan bireyler arasında bir bağıntı oluşturulmasını sağlar. Kısaca ERP temel prensipleri, modern bir işletmede bireyleri, teknolojileri ve süreçleri entegre etmeye yardımcı olur.
ERP temel prensipleri, düzgün biçimlendirilmiş ve temiz veriler kullanılması amacı taşır. Örneğin, birden fazla tedarikçiden parça alarak otomotiv üreten bir firma üzerinden açıklayalım. Parçaların istenmesi, satın alınması ve daha öncesinde satın alınmadan ödemelerin yapılması işlemlerinden geçmesi gerekir. Bu süreç işlerken her bir bileşenin entegre kurumsal iş akışlarına ve süreçlerine, raporlarına bağlı düzgün biçimlendirilmiş ve temiz veriler kullanılması için kurumsal kaynak planlaması şarttır. ERP içerisinde de bu sistemin entegre bir biçimde düzgün bir şekilde biçimlendirilmesi ve yürütülmesini sağlamada öncüdür.
Veri, her işletme, şirket vb. için hayati bir öneme sahiptir. ERP temel prensipleri sorumluluklarını en iyi şekilde yerine getirebilmek için bu bilgilere ihtiyaç duyan her birey veya işletmenin bu bilgileri toplamasını kolaylaştırır. Ayrıca bilgileri organize etmesini, dağıtmasını ve analiz etmesini kolaylaştıran büyük bir rol oynar. Bu yüzden ERP temel prensipleri oldukça büyük öneme sahip olmalarının yanında sürecin işlemesini de sağlamaktadır.

Günümüzde hangi şirketlerin ERP sistem kullanmaya ihtiyacı vardır sorusu çok tartışılmaktadır. Aslında bu soruya doğru cevap vermek için küçük bir değişiklik yapmakta fayda var; hangi şirketlerin kullanması gerektiğini tartışmak yerine şirketlerin ne zaman ERP sistem kullanmaya başlaması gerektiğini tartışmak daha doğru olacaktır.
Firmanız büyüdükçe üretim artacak, satış artacak dolayısıyla izlenmesi gereken veri miktarı artacaktır. Bütün bu verilerin fiziksel anlamda bünyenizde barındırmak (ki bunlar bilgisayarınızda sakladığınız excel tablolarınız bile olsa) bu verileri ihtiyaç duyduğunuz bir anla birbirleri ile ilişkilendirmek, başlarda kolay gelse bile daha sonrasında içinden çıkılmaz bir hal alacaktır. Bu durumda bu süreç öncelikle hem zaman kaybı hem maliyetli hem de yanlış karar vermeye açık hale gelmektedir.
Yine de şu basit durumları bile durumları göz önüne alarak bir karar verebilirsiniz; Ayın sonunda muhasebe işleriniz ile fazla vakit kaybediyorsanız, satış planınız gerçek verilerden çok tahminlere dayalı ise, firmanız sipariş kapasitesine uyum sağlamakta güçlük çekiyor ve buna bağlı olarak müşteri memnuniyetiniz düşüyor ise, Deponuzdaki envanter miktarını anlık olarak öğrenemiyorsanız, acil durumlarda bunu öğrenmek için belli bir zaman ve efor harcamanız gerekiyorsa, süreçlerinizin verimsiz olduğunu düşünüyorsanız, firmanız için almanız gereken en önemli karar ERP yazılımı yatırımı yapmak olacaktır. Bunlar sadece bazı durumlardır.
Örneğin bir üretim şirketi, üretim sürecini yönetebilmek ve yeterli ürün seviyesini izleyebilmek için talep/tahmin oranlarına güvenmek zorundadır. Ancak bu süreci doğru ve verimli yürütebilmek için tedarik, satış, planlama ve dağıtım gibi iş süreçlerini de eş zamanlı olarak yönetmesi ve takip etmesi gerekmektedir. Bu iş süreçleri arasındaki iletişimsizliğin veya hatalı iletişimin istenmeyen maliyetlere ya da açıklıklara sebep olacağı neredeyse kesindir. Özellikle imalat süreçlerinde bu tarz verimsizlikler üretim sürecini sekteye uğratabilir, zaman çizelgelerini yanıltabilir ve şirketin kar oranını oldukça düşürebilir.

Zaman Kaybı

Verilerinizi düzenli, tek bir platformda ve ulaşılabilir bir şekilde tutabilmek oldukça kritik bir öneme sahiptir. Birden fazla yazılımı kullanır olmanız aslında birden fazla veri tabanı taşıyor olmanız demektir ve bu sistem işinizi kolaylaştırmak yerine daha da zorlaştıracaktır. Örneğin satış departmanınız satış süreci için farklı bir sistem kullanırken, depo çalışanlarınız stok ve sevkiyatı yönetmek için farklı bir yazılım mı kullanmakta?

Bu veri kümelerini tek bir çatı altında toparlayan, gerçek zamanlı olarak kayıt altına alan, izleyen, analiz yapan, çapraz referans sunan ve anlık raporlayan tek sisteme sahip olduğunuzda zamandan ne kadar tasarruf edeceğinizi düşünmelisiniz. Her ne kadar kulağa klişe gibi gelse de boşa harcanan zaman boşa harcanmış paraya eşittir. Bunu düşündüğünüzde ERP sisteme yatırım yapmak kendi kendini zaten amorti edecektir.

Kayıp Envanter

Envanter kaybı olduğunda ve bu sürekli olarak yaşandığında fazla sipariş verme durumu yaşanır. Bu durum talebi yansıtmayan sipariş girişine ve stok fazlasına sebep olur. Ne yazık ki stok fazlası yaşanması durumu, günümüzde manuel stok kontrolü yapan ya da birden fazla yazılım kullanan birçok şirketin yaşadığı üzücü bir durumdur ve ciddi kayıplara sebep olabilmektedir. Oysa ERP yazılımı eldeki stok durumunu stratejik olarak eritmenizi sağlamaktadır. Bunu stratejik olarak yapar çünkü sadece stok durumunu değil aynı zamanda operasyon maliyetini, konuma göre ürün durumu (renk, boy, ürün stilleri gibi) ürünün ne olduğundan nereye olduğuna kadar bütün verileri eş zamanlı olarak analiz edip raporlayabilmenizi sağlar.

İş gücü Maliyeti

Şirketinizin,

Hangi günler ya da dönemler daha yoğun çalıştığını ölçebiliyor musunuz?

Hangi departmanlarınızın daha verimli çalıştığını?

Hangi personelin üzerinde ne kadar iş gücü olduğunu?

Muhtemelen bu ve benzeri soruları net bir şekilde yanıtlayabilmek için belli bir süre harcamanız gerecektir. Şirketiniz büyüme sürecine girdiğinde dolayısı ile takip edilmesi gereken daha fazla iş süreci oluştuğunda, bu büyümenin kaçınılmaz bir sonucu olan düşük verimlilik sonucu yaşanır. Çünkü girilmesi, işlenmesi ve izlenmesi gereken çok daha fazla veri hacmi oluşmuştur. Ancak ERP sistemler devreye girdiğinde ham verilerle uğraşmak için zaman kaybı yaşanmaz dolayısıyla işi büyütmek için daha fazla zaman kazanılır. ERP yazılım kullanan şirketlerin yukarıdaki soruları net verilerle yanıtlaması bunların ötesinde, net performans raporları sunabilmesi sadece birkaç dakika sürmektedir.

Muhasebe Hataları

Kağıtları çok çabuk kaybolabilmeleri ile ünlüdür. Bir personelin manuel olarak tuttuğu her bir veri hatası kolaylıkla vergi defterinize yansıyabilir. Vergilerde ya da finans biriminizde yaşanabilecek küçük hatalar şirketinizi ciddi anlamda krize sürükleyebilir. Geleneksel yöntemlerle çalışan şirketler için vergi denetim dönemleri adeta bir panik sürecidir. Ya da Aniden eski bir kaydın bulunması gerektiği bir durum kolaylıkla bir kriz anına dönüşebilir.

Oysa ERP sistemler muhasebe ve tüm finansal süreçleri tek çatı altında yürütür. Elinizdeki tüm verileri tek bir veri tabanında toplar. Dönem sonu kapanış raporları tutmada ya da vergi denetim sürecinde kolaylıkla verilerinizi sunabilmeniz sağlamaktadır. Yıllar önce tutulmuş bir veriyi saniyelik olarak veri tabanından çekebilirsiniz.

Dahası doğru bir finans yönetimi ile mallarınızın üzerindeki vergiyi, vergi yapılandırmanızı, ve bunlar gibi birçok finansal veriyi güncel olarak raporlayabilir doğru ve net muhasebe tabloları edinebilirsiniz.

Etkisiz müşteri hizmetleri, geç ya da iptal edilmiş teslimatlar azalan üretim kapasitesi gibi zamanında fark edilmeyen durumlar aslında büyüme dönemine geçecek bir firmanın büyük kayıplar ve zararlarla uğraşmasına sebep olabilmektedir.

Bu bağlamda diyebiliriz ki, ERP sistemine yatırım yapmak gerçekten çok önemlidir.

ERP sistemi sadece bir muhasebe yazılımı, ya da sadece bir CRM yazılımı değildir, bunların çok daha fazlasıdır. Tüm iş süreçlerinizi bütünleşik sistemleri ile tek bir veri tabanında tutar ve yönetir. Ölçebildiğiniz verilerinizi kolayca yönetebilmeniz size yatırımınızdan çok daha fazlasını getirecektir. Dolayısı ile ERP yazılımına yapacağınız yatırımın miktarını değerlendirmek yerine bu tarz bir sisteme sahip olmanın işinizi büyütme potansiyelinizi nasıl etkileyeceğini düşünmenizde fayda olacaktır.

Tek bir veri tabanı birçok alanın dahil olduğu çeşitli modülleri bünyesinde barındırabilir. ERP modülleri, işletme içerisinde anında veri erişimi ve bilgi depolanmasını sağlar. ERP modülleri, analiz ve yönetim işlevselliğinin gelişmesini sağlamaktadır. Peki, ERP modülleri nelerdir?

• Tedarik Zinciri Yönetimi: ERP modülleri arasında ilk sırada tedarik zinciri modülü vardır. Tedarik zinciri yönetimi için ERP çözümü, en zorlu ortamlar için tasarlanmıştır. Tedarik zinciri yönetimi çözümünün bileşenlerini depolama, satış ve tedarik oluşturur. Ayrıca satış tahmini ve talep planlaması yapmak da iyi bir çözüm önerisidir. Gelişmiş özelliklere sahip depo yönetimi çözümü, tedarik ağı yönetimi ve çözünürlüğü yöntemleri sunar. İşletme bilgileri hala el ile giriyorsa ve hala depoda envanter keşfine çıkıyorsa, bu süreç ERP programı sayesinde çözülür. Bu süreçler bu program sayesinde otomatikleşecek, kolayca para ve zaman yönetimi yapabilme olanağı sunacaktır.
• Finans: ERP modülleri arasında finans kısmı da yer alır. Finansal durumunuza genel bakış atabileceğiniz panolar sunar ve bunlar sayesinde dilediğiniz yerde gerçek zamanlı bilgilerden yararlanma olanağı sunar. Finans çözümü, işletmenin merkezine yerleştirerek, gereksinim duyulan raporları ve karar vermeniz için doğru ve zamanında muhasebe bilgilerini sağlamaktadır. Proje mali kontrolünde, operasyonel performansta, stratejik tahminlerde ve uluslararası uyumda destek sağlamaktadır.
• İnsan Kaynakları Yönetimi: İnsan kaynakları ERP modülleri arasında yer alır. Doğru insanların, doğru yetenekle, doğru yerde olmasını sağlar. Teknolojiyle birlikte iş yapış biçimleri sürekli değiştiğinden bu değişime uyum sağlayan, entegre ve esnek ERP çözümü gerekmektedir. İş iletişimini geliştirir. Aynı zamanda gündelik işleri otomatikleştirir, müşteri gereksinimlerini karşılama ve verilere erişerek kaynakları yönetme imkanı sağlar. İşe alım, planlama, yetenek geliştirme ve performans yönetimi vb. için bireylerin geliştirmesinde rol oynamaktadır.
• Üretim Endüstrisi: ERP modülleri arasında üretim endüstrisi de yer alır. Farklı üretim şirketlerinin ihtiyaçlarını karşılamak için ERP çözümü tasarlanmıştır. Satış ve pazarlama, üretim, planlama, satış sonrası hizmete kadar bir şirketteki tüm süreçleri kurumsal kaynak planlama üzerinden birbirine bağlar. Stoğa üretim, tahmini üretim, kısa ve uzun ömürlü ürün üretimi gibi tüm üretim yöntemlerini içine alır ve çözümler sunar.

Proje: Proje alanı da ERP modülleri arasında yer alır. Bu sektörün kompleks tüm süreçlerini tek bir entegre üründe birleştirir. Aynı zamanda gerçek zamanlı etkinliklere ilişkin verileri doğrudan proje alanına yönlendirir. Bu da maliyet, zaman, nakit, risk yönetimi ve kaynaklar üzerinde kontrol ve görünürlük oluşmasını sağlamaktadır.

Büyüme hedefi sadece büyük ölçekli işletmeler için geçerli değildir. Her ölçekteki kuruluş için büyük bir önem arz eder. ERP programı bu yüzden sadece büyük ölçekli şirketler için değil KOBİ’ler için de fayda sağlamaktadır. ERP programının firmalara faydaları genel olarak verimlilik artışı, maliyet tasarrufu, etkili ve hızlı bir karar mekanizmasını yönetim vb. olarak sayılabilir. ERP programının firmalara faydası arasında yeni yönetici olan kişilerin firma hakkında daha çok güncel bilgiye sahip olmasını sağlar. Bir ERP projesi başarı tamamlandığı firmalara büyük faydalar sağlar. Peki, ERP programının firmalara faydaları nelerdir?

• Daha Düşük Maliyet Sağlamak:ERP programının firmalara faydaları arasında en etkili olanıdır. Kullanılan kurumsal kaynak planlaması yazılımı sayesinde müşteri beklentileri öngörülebilir. Stok bilgilerine daha hızlı biçimde ulaşılabilir. Kullanılan yazılımın firmanıza kazandıracağı stok üzerinde daha hızlı bildirim alma becerisi sayesinde daha az stok ile çalışma sağlanır. Maliyet alanında da kayda değer bir düşüş gözlenir. ERP programının firmalara faydaları arasında firma için büyük bir önem taşır.
• Yüksek Müşteri Memnuniyeti Oluşmasını Sağlamak:ERP programının firmalara faydaları arasında müşteri memnuniyetinin artmasını sağlamak da vardır. ERP ile iş süreçleri bireye bağlı olan birçok hatadan ayıklanır. Hatalı teslimat, yanlış kesilen fatura, üretimdeki aksaklıklar vb. bu program sayesinde ortadan kaldırılabilir. Üretim aşamasında müşterinin adıyla çıkan ürünler sayesinde hata payı en az seviyeye iner. Bu sayede müşterinin ihtiyaçlarına daha hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verilmiş olur. Sonuç olarak da müşteri memnuniyeti artmış olur.
• Üretkenliği Arttırmak:Bu programın üretkenliği arttırması ERP programının firmalara faydaları arasında yer alır. Verimliliğin artması ve her çalışanın şirkete kattığı değeri arttırır ve bu durum gerekli fonksiyonlarla üretkenliğin artmasına destek olur.
• Hızlı Rapor Oluşturmak:İşletmeler için rapor oluşturmak çalışanların bir hafta boyunca Excel dokümanları arasında kaybolması demektir. Bu program sayesinde iş süreçlerinde yaşanan dijitalleşme sayesinde veri üzerinden tek bir tıkla, saniyeler içinde rapor oluşturulabilir. Bu sayede çalışanlar ve yöneticiler rapor hazırlamakla uğraşmak yerine daha farklı alanlara yönelebilirler. Sonuç olarak da ERP programının firmalara faydaları arasında yer alır.

Etkili Yönetim Anlayışının Gelişmesini Sağlamak: Oluşturulan hızlı raporlar ve insan kaynakları süreçleri, yönetim kademesinin daha etkili ve hızlı sonuçlar almasının önünü açmaktadır. Anlık kararlar alınmasını sağlamaktadır. Bu sayede etkili bir yönetim anlayışı ortaya çıkar. ERP programının firmalara faydaları arasında da olmaya hak kazanır.