Modülün amacı, şirket içinde üretilen dijital dokümanları merkezi olarak kaydetmektir. Bu modül, tek tip bir sistemde bir kez arşivleme yapmanın yanı sıra indeksleme ve diğer dokümanlar ile ilişkilendirme de yapar. Şirket verileri, vergi denetçileri gibi yasal gruplara elektronik formatlarda sunulmalıdır. Yönetilecek dokümanların sayısı da düşünüldüğünde bir doküman yönetim sistemine sahip olmanın önemi ortaya çıkmaktadır.

Doküman Yönetimi modülünün genel sisteme entegrasyonu ve diğer işlev alanları ile olan bağlantısı aşağıdaki grafikte gösterilmiştir.

Dahili Belgelerin Arşivlenmesi
Sistemde kullanıma bağlı olarak eklenen satış, satınalma ve dağıtım gibi işlerin belgeleri, Doküman Yönetimi modülü içerisine otomatik olarak kaydedilir. Otomatik olarak kayıt edilen bu dokümanlara kolaylıkla(sistemdeki diğer işlev alanlarından da) erişilebilir. Böylece örneğin, Genel Muhasebe modülünde var olan bağlantı sayesinde, Fatura Kontrol modülünde kaydedilen ve taranan bir tedarikçi faturasına doğrudan erişilebilir.

Harici Belgelerin Arşivlenmesi
İstenilen formata sahip tüm harici dosyalar, mevcut klasör yapısında kaydedilebilir.

Dokümanlar için İzin Oluşturma
Modüldeki dizin oluşturma (indeksleme) işlevi, şirket süreçlerinin doküman bazlı olarak düzenlenmesine yardımcı olur. Ayrıca dokümanlara öngörülen şekilde yeniden ulaşılabilmesini de garanti eder.

Revizyon Korumalı Arşivleme
Doküman Yönetimi modülündeki arayüz sayesinde, dokümanların revizyon korumalı olarak veya yasal gerekliliklere uygun şekilde arşivlenmesi mümkündür. Kullanıcı dokümanların orijinallerini, revizyonlar tarihçesinde erişilebilir şekilde saklayabilir ve oluşturulan revizyonlar arasından istenen revizyonu geçerli doküman olarak ayarlayabilir.

Doküman Check-in/Check-out
Kullanıcılar tarafından istenilen doküman, belirlenen tarih aralığında check-out(üzerine alma) yapılabilir. Check-out yapılan doküman diğer kişiler tarafından görüntülenemez. Değişiklikleri yapılan doküman kullanıcı tarafından check-in(yayınlama) yapılabilir.

Favorilere Alma-Kısayol Oluşturma
Kullanıcılar, istedikleri dokümanları favorilerine ekleyebilir. Favorilere eklenen dokümanlar ‘Favoriler’ genel klasörünün altında görüntülenir. İstenilen dokümanlar fiziksel olarak taşınmadan oluşturulan klasörlere kısayol mantığıyla taşınabilir.

Etiket ve Hashtag Kullanımı
Doküman Yönetimi modülünde, doküman tipleri bazında kullanıcı tarafından girilmesi gereken, zorunlu veya isteğe bağlı etiketler tanımlanır. Dokümanlar kayıt edilirken bu etiketler otomatik olarak veya kullanıcı tarafından doldurulur. Etiketlerin yanı sıra doküman bazında hastagler tanımlanabilir. Tanımlanan etiketler ve hashtagler arama kriteri olarak kullanılarak istenilen dokümanlara ulaşılabilir.

Bildirimler
Modül ana ekranında kullanıcıya atanmış görevler ve revizyon onay istekleri listelenir. Bildirimler üzerinden ilgili dokümanlara ulaşılabilir.

Verimli Doküman Yönetimi
Bir ticari işlem için genellikle birden çok doküman oluşturulduğundan, bunlar ilgili konuya göre atanır ve bir doküman klasöründe saklanır. Bu dokümanlar dahili, harici ya da farklı formatta düzenlenmiş olabilir. Bu tip bir atama sayesinde eksiksiz bir dokümantasyon oluşturulabilir. Ayrıca ilgili belgelere her seferinde hızlıca erişilebilir.

Dokümanlar yetkisiz erişime karşı güven içinde saklanır, şifre ile korunur. Modüldeki dokümanlar gruplanabilir ve bu özellik kullanıcıya yapılandırılmış kapsamlı bir çalışma imkanı sağlar. Ayrıca dahili belgelerin oluşturulma nedenine göre ilişkilendirilmeleri (örn. müşteri veya tedarikçi ana verileri ile) ve kendileri için oluşturulan klasörlerde otomatik olarak saklanmaları, daha yüksek bir şeffaflığın elde edilmesini sağlar. Arşivlenen tüm dokümanlara notlar ve başka dokümanlar eklenebilir. Dokümanlarda daha sonra e-posta ile gönderme, fakslama, yazdırma veya diğer veri ortamlarına kaydetme işlemleri gerçekleştirilebilir. caniasERP sisteminin tamamında, dokümanların yönetilmesi için esnek bir kullanıcı yetkilendirme mantığı mevcuttur. Böylece farklı kullanıcılara, görüntüleme, ekleme ve değiştirme işlemleri için yetkiler verilebilir.

Doküman Yönetimi modülünde arşivlenen ve bir müşteri ile ilişkilendirilen tüm veriler, Müşteri İlişkileri Yönetimi modülünden çağrılabilir ve satış veya pazarlama amacıyla kullanılabilir. Böylece örneğin e-Posta gönderimleri için HTML şablonları veya dokümanlar kullanılabilir. Bunun için, modülde ilgili e-posta gönderimine yönelik dinamik parametreler ile doldurulan ve şablonlardan oluşan bir HTML havuzu mevcuttur.

Entegrasyon
Değer zinciri boyunca oluşan dokümanların merkezi olarak arşivlenmesi, günlük işlerin bir parçası haline gelmiştir. Genel ERP çözümüne bütünüyle entegre yapıdaki Doküman Yönetimi modülü verilerin tutarlı şekilde saklanması ve bilgi süreçlerinin optimize edilmesinde merkezi bir rol oynar. Doküman Yönetimi sisteminin kusursuz bir şekilde ilişkilendirilmiş olması, maliyetli arayüzler oluşturma ve dokümanları harici sistemler ile bağlama gerekliliğini ortadan kaldırır. Böylece iletişimde/bilgilendirmede yaşanan kesintiler önlenir, veri kalitesi ve şeffaflık artar ve iş akışları hızlanır.

Özelliklere Genel Bakış
Dahili ve harici belgeleri arşivleme
Tüm formatları destekleme (metin, resim, ses, çizim, vs.)
Yeni dokümanları sürükle bırak yöntemiyle hızlı kaydetme
Dokümanlara etiket ekleme, etiketler ve anahtar sözcükler ile kolay arama
Kullanıcıya özel veya genel klasör yapısı oluşturma
Doküman check-in, check-out işlevi
Dokümanları şifreleyerek saklama
Doküman tarihçe takibi
Kullanıcı görevi ve onay bildirimleri
İndeksleme (dizin oluşturma)
Diğer dokümanlarla ilişkilendirme ve mantıksal bağlantılar kurma
Doğrudan e-posta gönderimi
Yazdırma
Fakslama
Başka veri ortamlarına kayıt
Kişiye özel erişim koruması(her doküman/doküman klasörü için kullanıcı yetkileri)
Dosyaların güncellenmesi veya arşivlenmesi durumunda kullanıcılara otomatik bildirimde bulunma
IDW PS 880 uyarınca harici yazılım ile revizyon korumalı arşivleme
Diğer modüller ve iş süreçleri ile kusursuz entegrasyon